Privacy beleid

Privacy beleid Scouting De Borgergroep

(versie 2018-06-25, onderdeel van het huishoudelijk reglement)

 

Scouting De Borgergroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

 

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven in het algemene Privacy beleid van Scouting Nederland op www.scouting.nl/privacy.

 

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier, welke wordt verwerkt door de speltakleiding. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens door de speltakleiding geregistreerd in Scouts Online en aansluitend vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

 

Wachtlijst

Het beheren van een eventuele wachtlijst gebeurt in Scouts Online. Met het aanmelden van een lid wordt een lid nog geen lid van Scouting Nederland, maar een aantal gegevens worden al wel in Scouts Online geplaatst. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij het hanteren van een wachtlijst, of als een lid zich aangemeld heeft maar eerst een aantal keer vrijblijvend komt kijken bij de groep. Registreren is het daadwerkelijk lid maken van een persoon. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in het ledenadministratie-systeem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van scouting De Borgergroep heeft inzicht in de financiële gegevens.

 

Gezondheidsformulieren kampen

Scouting De Borgergroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit als hardcopy dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd bij de (bege)leiding. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na het kamp teruggegeven aan de wettelijk vertegenwoordiger of het lid.

 

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting De Borgergroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

 

Registratie (aanmelding) activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier (aanmeldingsformulier) in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). Deze gegevens kunnen worden ingezien door de leidinggevenden van de betreffende speltak. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

 

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen of indien nodig tussentijds vernietigd.

 

Online media

Op de website van Scouting De Borgergroep “www.borgergroep.nl” maken we gebruik van een aantal cookies (zie overzicht hieronder voor cookies, doel en duur).

Cookie	Doel	Duur
wp_statistics_opt_out	Zodat we anoniem kunnen bijhouden welke pagina’s bezocht worden en waar onze bezoekers vandaan komen. Voordat we dit doen, vragen we je eerst of je dit wilt. Je keuze slaan we in deze cookie op.	1 jaar
PHPSESSID	Sessie cookie nodig voor normaal gebruik van de site.	Tot je de browser afsluit.
wp-settings-*	Cookies die instellingen van ingelogde gebruikers bijhouden. (Alleen beschikbaar voor beheerders van de site.)	1 jaar
wordpress_sec_*, wordpress_logged_in_*	Cookies die ervoor zorgen dat een beheerder van de site zich kan aanmelden en aangemeld kan blijven op de site.	Totdat je uitlogt of je de browser afsluit.

 

Beeldmateriaal

Scouting De Borgergroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting De Borgergroep en als herinnering. Er wordt beeldmateriaal gebruikt voor sociale media als facebook, voor op de website en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid en het gebruik van het beeldmateriaal voor genoemde doeleinden. Toestemming is altijd in te trekken door een mail te sturen naar het bestuur.

 

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting De Borgergroep is onderdeel van het huishoudelijk reglement en is daar als bijlage bijgevoegd. Het privacy beleid is tevens terug te vinden op de website www.borgergroep.nl en op te vragen via de secretaris via [email protected].

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld bij het bestuur van Scouting De Borgergroep, die vervolgens conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ melding hiervan doet bij Scouting Nederland via [email protected]. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting De Borgergroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur ([email protected]). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.